Think 2030: Hybrides Arbeiten: Das Modell der Zukunft

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Wie die neue Arbeitsweise die Digitalisierung im Property Management vorantreibt.

Mit der vorsichtigen Rückkehr zur Normalität in der Arbeitswelt suchen Unternehmen nach Lösungen für die gezielte Planung des Flächenbedarfs nach Corona und die Gestaltung von agilen Arbeitsplätzen. Neue Konzepte, die Büro und Homeoffice nahezu gleichberechtigt miteinander verknüpfen, stellen sowohl Arbeitgeber als auch Property Management vor neue Herausforderungen. Deshalb spielen digitale Tools im Bereich Immobilienwirtschaft eine immer wichtigere Rolle. Dr.-Ing. Christian Westphal, CEO der CREM SOLUTIONS, erklärt, wie sich digitale Prozesse zukünftig gestalten lassen können.

Warum stellt das Thema Homeoffice viele Unternehmen bei der Arbeitsplatzplanung vor so große Probleme – hat die Immobilienbranche die Digitalisierung verschlafen?

Die Pandemie hat viele Bereiche des alltäglichen Lebens auf den Kopf gestellt. Diese Auswirkungen waren auch in der Arbeitswelt spürbar. Was anfangs eine enorme Belastung war, hat sich während der Krise weiterentwickelt und die Krise wirkt mit ihrem unmittelbaren Veränderungszwang nun wie ein Beschleuniger auf viele Entwicklungen in unserer Gesellschaft.

Bestes Beispiel ist die Digitalisierung. Gilt sie doch seit Jahren zu Recht als Kernpunkt unseres zukünftigen Lebens und Wirtschaftens. Doch erst die Pandemie hat die erheblichen Schwächen unseres aktuellen Zustands in Deutschland offengelegt. IT-Umstellungen wurden bisher fast ausschließlich auf bestimmte und von außen vorgegebene Stichtage verschoben, wie etwa auf die Jahrtausendwende mit ihrem befürchtetem Millennium-Bug oder auf die Datenschutzgrundverordnung.

Jetzt zeigt sich aber, dass ein solches Stichtagdenken nicht funktioniert. Die unaufschiebbare digitale Transformation muss endlich als ein fortlaufender Prozess verstanden werden, andernfalls lassen sich die immer neuen Herausforderungen nur schwer bewältigen. Neue Arbeitsplatzkonzepte wie hybrides Arbeiten, also das gleichberechtigte Nebeneinander von Büro und Homeoffice, sind die Modelle der Zukunft auf die wir uns alle ausrichten müssen. Nicht nur weil viele Fachkräfte - vor allem die jüngeren - sehr viel Wert auf solche Organisationsmöglichkeiten und die Wahl ihres Arbeitsplatzes legen.

Büros müssen fortan weitaus flexibler genutzt werden können. Freie Sitzordnungen statt fester Sitzplätze (Flex Desk oder Shared Desk), die über Reservierung oder per Check-in/Check-out-System vergeben werden. Fluktuierende Meeting-Plätze und offene Räume für kollaboratives Arbeiten sind ein viel stärkerer Teil der neuen Arbeitswelt. Viele Formen der Zusammenarbeit und des sozialen Umgangs erfordern immer noch den direkten und persönlichen Kontakt sowie den kreativen Austausch. Deshalb sind Angebote von Konferenzräumen und andere Bereiche des gemeinsamen Arbeitens deutlich wichtiger. Die Konzepte sind nicht neu, aber viele Unternehmen führen sie nun zum ersten Mal mit den üblichen Anlaufschwierigkeiten und Lernprozessen ein.[1]

Weniger Raumbedarf – weshalb sollten Unternehmen gerade jetzt in Smart-Building-Lösungen für das Arbeitsplatzmanagement investieren?

In der Immobilienwirtschaft und beim Enterprise Ressource Planning (ERP) sind jetzt nachhaltige und flexible Konzeptionen gefragt, die bereits kurzfristig Nutzungsänderungen zulassen. Das lässt sich nur sinnvoll mit einer IT-Infrastruktur schaffen, die mehr kann als nur leerstehende Büroräume aufzulisten und oder die Belegung von Meetingräumen zu organisieren. Die Veränderungen der Arbeitswelt sind tiefgreifend und die Anforderungen steigen.

Das spüren vor allem Unternehmen, die etwa neben einem zentralen Gebäude weitere externe Büroräume über ganz Deutschland oder auch international verteilt besitzen – oder die mit wechselnden Teams an unterschiedlichen Standorten arbeiten; Ebenso wie alle, die in ihren Funktionsweisen bisher noch nicht ausreichend auf mobiles Arbeiten ausgelegt sind. Wer Immobilien an verschiedenen Standorten besitzt und andere dazu gemietet hat, verspürt nun den verstärkten Druck, diese sinnvoll zu verwalten, um ihre Nutzung zu optimieren. Gleiches gilt für Unternehmen, die ihren Immobilienbesitz vermieten oder teilweise selbst nutzen und untervermieten.

Wenn die Menschen nicht mehr ausschließlich im Büro, sondern auch im Homeoffice arbeiten, hat das erhebliche Folgen für die Unternehmen: Der Raumbedarf an Büros sinkt, gleichzeitig steigt aber der Handlungsbedarf an. Das ist grundsätzlich nichts Neues, denn schon vor der Pandemie wurden an einem durchschnittlichen Arbeitstag in einem durchschnittlichen Büro nur 40 Prozent der Fläche genutzt.

Bei der Datenbereitstellung wird es fast schon zur Pflicht, digital zu arbeiten. Property Manager kommen um den Umstieg vom Analogen ins Digitale nicht mehr herum, wenn sie erfolgreich ihr Geschäftsmodell weiterbetreiben und belastbare Prognosen für ihre Objekte erstellen wollen. Ob akute oder zukünftige Flächenermittlung, Verwaltungs- oder Schadensmanagement, nachhaltige Klimatisierung oder zielgerichtete Reinigung nach Bedarf – die Basis hierfür sind Daten. Doch diese sind in vielen Bereichen, wenn überhaupt, aktuell nur analog vorhanden, und das selbst bei Unternehmen, deren Kernarbeitsabläufe nahezu vollständig digitalisiert sind.

Wenn die Ansprüche sowohl an die Nutzung als auch an weitere Kategorien wie Nachhaltigkeit steigen, müssen die Daten stärker und zielgerichteter gesammelt und verarbeitet werden. Nur mit digitalen Techniken lassen sich die dafür notwendigen Informationen erheben und auswerten. Der Vorteil liegt hierbei klar auf der Hand. Fest installierte Sensoren im Gebäude erfassen die Messdaten, smarte Software verarbeitet sie und die Künstliche Intelligenz ermittelt daraus jeweils die Optimierungsmöglichkeiten. So gelingt eine schnelle und unkomplizierte Modernisierung des Flächen-, Ressourcen- und Energiemanagements von unterschiedlichen Immobilien an dezentralen Standorten und unabhängig davon, ob sie selbst genutzt oder (teil-)vermietet sind.

Allerdings sind die meisten Software-Lösungen noch auf die Interaktion mit Menschen konzipiert. Künftige Systeme werden weitaus selbstständiger handeln, etwa ein Fenster öffnen, wenn die Sauerstoffkonzentration sinkt, die Heizung regulieren oder das Licht ausschalten, wenn der Raum nicht genutzt wird. Ebenso werden Reinigungsprozesse nur dort angestoßen, wo die Räume auch wirklich genutzt wurden. Bei allen anderen wird das Säuberungsintervall vergrößert, was Personalkosten spart und die Planung vereinfacht. Die Software erledigt ohne die aktive und ständige Steuerung durch Mitarbeiter tägliche Verwaltungsaufgaben, ihr Instandhaltungsmanagement sorgt für zielgerichtete Maßnahmen und stellt die Informationen im Fall notwendiger Reparaturen oder zeitnaher Servicearbeiten bereit, ohne erst nach der Ursache gefahndet werden muss.

Für gewerbliche Immobiliennutzer und Immobilienverwalter bedeuten die digitalen Systeme auch, dass sie nur so die zwingend erforderlichen Voraussetzungen für das ökologisch nachhaltige Management von Immobilien nach ESG-Kriterien erfüllen können. Nur damit lassen sich Emissionen und Energieverbrauch messen, bewerten und im nächsten Schritt schließlich minimieren. Valide Daten sind die unverzichtbare Basis dafür. Mit einer Smart-Building-Lösung stellen sie die umfängliche Normerfüllung sicher.[2]

Doch wie steht es um die Sicherheit und Datenintegrität bei der Cloud-Lösung?

Eine IT-Lösung ist immer die Verbindung aus einem Softwareprodukt und seiner Integration in die

vorhandene IT-Welt. Auch eine Smart-Building-Lösung baut darauf auf und nutzt die Cloud als zentralen Speicherort und Verbindung zu den einzelnen Messpunkten. Der Wechsel von einem traditionellen Client-Server-Modell zu virtuell bereitgestellten Dienstleistungen besitzt viele Vorteile, wie beispielsweise die dauerhafte Erreichbarkeit über das Internet sowie die Bereitstellung von Funktionen an spezielle Zugriffgruppen über Authentifizierungen, die generelle Zugriffskontrolle und das Monitoring.

Besonders wichtig ist dabei das Backup. Der Speicher liegt außerhalb der Firmen-IT bei einem spezialisierten Anbieter, dessen Schutzschilde gegen Ransomware in der Regel stärker und aktueller sind als die Firmen-Standardlösung. Cloud-Dienste gelten im Vergleich zu internen IT-Systemen sogar als sicherer und bieten zwischen einem Drittel und der Hälfte mehr Schutz bei der Datenverarbeitung. Sie verhindern fehlerhafte Konfigurationen und Betriebsausfälle auf der einen und Cyber-Attacken auf der anderen Seite.

Für eine Smart-Building-Lösung ist natürlich eine Private-Cloud optimal, also einer Cloud-Umgebung, auf die nur eine einzige Organisation zugreifen kann und die Hardware allein nutzt. Damit haben sie jederzeit die Kontrolle darüber, an welchem Ort die Daten und auch die ausführenden Anwendungen liegen.

Unabhängig davon, welche Cloud genutzt wird: die Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft bietet vielfältige Chancen und erhebliches Potenzial. Ihre innewohnende Automatisierung wird für eine echte Verschiebung der Schwerpunkte sorgen; Weniger analysieren, mehr interagieren. Der direkte Austausch mit Stakeholdern, Partnern und Mietern wird dabei immer wichtiger, und den kann das Software-System nicht übernehmen.

[1] Laden Sie sich jetzt unser E-Book herunter und erfahren, wie optimales Flächen- und Arbeitsplatzmanagement für Ihr Unternehmen funktionieren kann: https://dialog.crem-solutions.de/flaechenmanagement

[2] Laden Sie sich das E-Book herunter und erfahren, wie Smart-Building-Tools Sie bei der Umsetzung hybrider Arbeitsweisen unterstützen können: https://dialog.crem-solutions.de/hybrides-arbeiten-e-book

Autor

Christian Westphal, CEO CREM SOLUTIONS

CREM SOLUTIONS Christian Westphal
Über die REAL PropTech

Wie werden innovative Technologien die Bau- und Immobilienwirtschaft verändern? Welche grundlegenden Umwälzungen bringen neue ESG-Regulatorik und frisches Wagniskapital mit sich? Und welche Geschäftsmodelle sind wirklich zukunftsfähig?

Auf der REAL PropTech 2021, der Zukunftskonferenz unserer Branche, denken wir gemeinsam mit Euch die Bau- und Immobilienwirtschaft neu und lassen die relevanten Akteure und Entscheider zu Wort kommen. Die kleinen und die ganz großen, Neue und Bekannte – Menschen, die sich kluge Gedanken über unsere Branche 2030 machen und sie aktiv mitgestalten.

Think 2030 ist damit nicht nur das Motto der REAL PropTech in diesem Jahr, sondern vor allem eine Einladung an Euch alle, mitzumachen und dabei zu sein!

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